Digitální inventarizace a správa školního majetku
Efektivní správa majetku v prostředí vzdělávací instituce vyžaduje více než jednoduchý seznam položek v tabulkovém procesoru. UnhostCampus nabízí komplexní API řešení pro sledování životního cyklu vybavení — od pořízení přes aktivní používání až po ekologickou likvidaci.
Evidence
Životní cyklus položky
Identifikace
QR kódy a RFID štítky
Hierarchie
Budova, patro, místnost
Kompatibilita
REST API endpointy
Centrální registr vybavení s bohatými metadaty
Vytváříme detailní digitální záznam pro každou položku školního majetku — od nábytku přes laboratorní přístroje až po kompletní IT infrastrukturu. Ke každému inventárnímu číslu lze ukládat technické parametry, naskenované faktury, záruční listy, návody k obsluze i fotografie aktuálního stavu.
Tento centralizovaný přístup zajišťuje, že veškeré důležité informace jsou dostupné na několik kliknutí. Při revizích, řešení pojistných událostí nebo kontrolách ze strany zřizovatele má hospodářka školy k dispozici kompletní dokumentaci bez nutnosti prohledávat papírové archivy nebo desítky e-mailových složek.
Datová struktura každého záznamu podporuje vlastní pole pro specifické kategorie majetku. IT technika tak může obsahovat sériová čísla a licenční klíče, učební pomůcky kategorii a předmět, a nábytek informace o materiálu a odpisové skupině.
Technické parametry
Šarže, datum pořízení, dodavatel
Dokumenty
Faktury, záruční listy, návody
Vizuální záznam
Fotografie stavu v čase
Vlastní pole
Konfigurovatelná metadata
Automatizace inventurních procesů
Tradiční roční inventury bývají pro zaměstnance školy časově náročným obdobím plným papírování a ručního počítání. S UnhostCampus a využitím QR kódů nebo RFID štítků se tento proces stává otázkou několika hodin, kdy stačí položky jednoduše naskenovat mobilním zařízením.
Skenování identifikátorů
Položky opatřené QR kódem nebo RFID štítkem se načítají mobilním zařízením. Stačí projít místnosti a naskenovat vybavení v dosahu — systém zaznamená GPS polohu i čas čtení.
Automatické porovnání
Systém porovná naskenovaný stav s databází a okamžitě upozorňuje na chybějící položky nebo vybavení, které bylo nalezeno v nesprávné místnosti. Rozdíly jsou vizualizované a číslované.
Zápis výsledku inventury
Výsledek inventury se uloží jako auditní záznam s časovým razítkem a podpisem odpovědné osoby. Hotový protokol slouží jako podklad pro zřizovatele i finanční úřad.
Sledování historie a údržby majetku
Dlouhodobá životnost školního vybavení závisí na pravidelném servisu a včasných opravách, což náš systém pomáhá aktivně plánovat. U každého přístroje je vedena chronologická historie oprav, provedených revizí a záznamy o pravidelné údržbě.
API rozhraní umožňuje napojení na externí servisní firmy, které mohou přímo do systému zaznamenávat provedené práce a stav zařízení po opravě. Škola tak získává kompletní obraz o nákladovosti jednotlivých kategorií vybavení a může predikovat budoucí investice do obnovy fondu.
Chronologický záznam
Každá oprava, revize a výměna dílu je zaznamenána s datem, technikem a cenou.
Integrace s externím servisem
Servisní technici zapisují provedené práce přes REST API přímo do systému školy.
Plánování obnovy fondu
Systém na základě poruchovosti a stáří predikuje optimální okamžik pro náhradu položky.
Odpovědnost a systém zápůjček
Jednou z největších výzev je udržení přehledu o vybavení, které se pohybuje mezi kabinety, učebnami nebo je zapůjčeno studentům domů. UnhostCampus implementuje modul odpovědných osob, kde je každá změna lokace nebo držitele majetku digitálně podepsána a časově orazítkována.
Digitální podpis
Každá změna držitele je potvrzena digitálním podpisem přebírající i předávající osoby s časovým razítkem.
Časové razítko
Systém zaznamenává přesný okamžik převodu odpovědnosti, což umožňuje zpětnou dohledatelnost.
Zápůjčky studentům
Kleptomerní systém pro dočasné zápůjčky notebooků, kamer nebo sportovního náčiní s vázaným termínem vrácení.
Transparentnost a osobní odpovědnost
Tímto přístupem se zvyšuje transparentnost pohybu majetku i osobní odpovědnost zaměstnanců i žáků. Škola má přesný přehled o tom, kdo měl které zařízení v určitý čas zapůjčené — což vede k šetrnějšímu zacházení s majetkem a snižování nákladů na náhradu poškozených věcí.
Finanční odpisy a hodnota majetku
Platforma automaticky počítá účetní i daňové odpisy podle platné legislativy, čímž poskytuje ekonomickému oddělení přesné podklady pro vedení účetnictví. Vedení školy má díky tomu k dispozici aktuální informaci o zůstatkové hodnotě majetku.
To umožňuje lépe argumentovat při žádostech o dotace nebo rozpočtová navýšení na obnovu vybavení. Systém podporuje různé odpisové skupiny a umožňuje flexibilní nastavení parametrů podle specifických potřeb konkrétní organizace.
Výpočet odpisů
Automatické měsíční a roční odpisy — účetní i daňové — v souladu s platnou legislativou.
Zůstatková hodnota
Přehled aktuální zůstatkové hodnoty jednotlivých kategorií i celého fondu v reálném čase.
Odpisové skupiny
Flexibilní nastavení odpisových skupin a parametrů pro různé typy organizací.
Podklady pro dotace
Datové výstupy pro žádosti o dotace a podklady pro rozpočtové plánování obnovy.
Geolokace a správa budov
Majetek je v systému hierarchicky uspořádán podle budov, pater a konkrétních místností, což usnadňuje logistiku a plánování prostorového uspořádání školy. Při stěhování nebo rekonstrukcích lze hromadně měnit umístění desítek položek najednou, přičemž systém automaticky aktualizuje všechna související metadata.
Budova
Hlavní budova, pavilon B, tělocvična
Patro
Přízemí, 1. NP, 2. NP
Místnost
Učebna 204, kabinet F-3, sborovna
Optimalizace nákupů na základě dat
Díky analýze využití a poruchovosti jednotlivých typů vybavení může škola činit informovanější rozhodnutí při budoucích výběrových řízeních. Pokud data v UnhostCampus ukazují, že určitý model interaktivních tabulí vyžaduje časté opravy, může se škola při příštím nákupu orientovat na spolehlivější značku.
Tento daty řízený přístup k nákupu šetří veřejné prostředky a zajišťuje, že investice směřují do technologií s nejlepším poměrem ceny a výkonu. Systém generuje výkonnostní reporty pro jednotlivé kategorie majetku i specifické modely.
Likvidace a vyřazování majetku
Konec životního cyklu položky je stejně důležitý jako její pořízení. Náš systém obsahuje workflow pro schvalování vyřazovacího protokolu, který zahrnuje posouzení stavu, rozhodnutí o způsobu ekologické likvidace a finální odepsání z majetkové evidence v souladu se zákonnými požadavky.
Celá tato cesta je v systému zdokumentována pro potřeby následných kontrol ze strany zřizovatele nebo finančního úřadu, čímž je zajištěna stoprocentní průkaznost operací — od pořízení přes používání až po likvidaci.
Nahraďte tabulky bezpečnou databází
UnhostCampus je poskytovatel databázového softwaru, nikoliv banka. Naše API řešení nahrazuje zastaralé tabulky bezpečným databázovým prostředím pro správu kreditů, identifikačních karet a evidence majetku. Provozováno organizací Základní škola Unhošť.
Provozovatel
Základní škola Unhošť
Kontakt
support@unhostcampus.com / martin.macek.zak@zsunhost.cz
Po–Pá: 8:00–17:00
Adresa
nám. T. G. Masaryka 58
Unhošť, 273 51